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不论主管主动找员工商谈,或部属鼓起勇气到主管办公室敲门,「有话直说,清楚沟通」是两方都希望达到的结果。部属不愿把话说清楚,可能是因为主管的言谈或肢体传达出不良讯息,吓阻了对方开诚布公的意愿。

以下7招,帮你扫除与部属商谈的障碍:

1.不要寒暄太久

谈话一开始,你可能会说些寒暄社交的话,但请尽量简短。如果员工怀疑并担心你为什么会去找他,太多无谓的社交言语与举措,只会增加他的猜疑与不安。

2.不要称兄道弟

主管应该把一切放在「谈公事」的基础上,不要说一些像「这件事就只有你跟我知道」这种称兄道弟的话,也不要让员工觉得不管他对你说什么,你都会为他保守秘密。如果在一对一的会谈中,你无法维持主管与员工的关系,那么你取得的资讯将是不具效用的,甚至是你不该取得的资讯。而且如果你根据这样的资讯采取行动,势必会冲击到员工对你的信任,并让其他得知此事的员工同时降低对你的信任(职场中最危险的事就是人言可畏)。

3.不要制造噪音

会谈时应该避免制造噪音,任何可能使谈话焦点分散的事物都不该出现。不管你做些什么,都必须对当时的谈话有贡献,记住:「每个小动作都有其意义。」

4.不要看着你的电脑

一眼也不行!关掉萤幕,这样你就不会去看了。这能让讯息更清楚的传达给员工。

5.不要触碰桌上的文件

如果你忍不住触碰桌上的文件,那就在请员工进来的同时,把文件摆在一边。藉由这样的小动作,可以显示出你对员工的尊重和注意。

6.不要抖脚

避免任何你在紧张时会出现的习惯动作。

7.不要接听电话

在谈话时接听电话,潜在的意涵是「一个未知的来电者,比一位已知的员工还重要」,记住,谈话时一定要把焦点放在员工身上。

取材自《经理人有效指导》,麦格罗‧希尔出版。整理‧撰文=刘扬铭

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